SempliCo
Una piattaforma gestionale per le associazioni di volontariato italiane, progettata e portata online da ChiBri. È il nostro caso studio principale: ci siamo dati da soli il committente più esigente possibile.
Il problema
Un'associazione di volontariato — una ODV, una APS, un ETS iscritto al RUNTS — ha gli stessi obblighi amministrativi di un'impresa e, quasi sempre, nessuno che se ne occupi a tempo pieno. Soci e quote su un foglio Excel, la cassa su un quaderno, le scadenze delle polizze in testa a una persona sola, il rendiconto annuale ricostruito a gennaio a forza di memoria.
I gestionali generici non parlano la lingua del Terzo Settore: non conoscono il piano dei conti ministeriale, non stampano il libro verbali, non sanno cosa sia una quota associativa. E i software specializzati esistenti costano come se dall'altra parte ci fosse un ufficio amministrativo.
Cosa abbiamo costruito
SempliCo è una piattaforma web multi-tenant: ogni associazione ha il suo spazio isolato, si accede dal browser, non c'è nulla da installare né da aggiornare. Sei moduli, attivabili in base al piano scelto:
- Contabilità e libri sociali — prima nota cassa e banca, piano dei conti ufficiale Mod. D, rendiconto ETS e ricevute in PDF intestati, verbali numerati con libro verbali stampabile.
- Soci ed iscritti — anagrafiche, quote con ricevuta e tessera, comunicazioni email con registro degli invii, scadenze assicurative.
- Magazzino e attrezzature — giacenze con avviso di sotto scorta, carichi e scarichi, prestiti e noleggi.
- Automezzi e flotta — veicoli e ambulanze con scadenzario, rifornimenti, manutenzioni, chilometri.
- Turni di servizio — calendario turni, presenze e rimborsi spese ai volontari.
- Manifestazioni ed eventi — cassa separata per evento e rendiconto analitico che confluisce nel bilancio generale.
La scelta progettuale che tiene insieme tutto: ogni operazione gestionale genera da sé la scrittura contabile corrispondente, agganciata alla voce ufficiale del piano dei conti. Si incassa una quota, si chiude un noleggio, si registra un rifornimento — la contabilità si scrive da sola. Niente doppie registrazioni, niente quadrature a fine anno: il rendiconto è la stampa di un lavoro già fatto.
I vincoli, e come li abbiamo affrontati
Normativa, non opinioni
Il rendiconto per cassa e il piano dei conti seguono la modulistica ministeriale del D.M. 5 marzo 2020. Non è un dettaglio estetico: se le voci non corrispondono, il documento non serve a nulla. Il modello dei dati è stato costruito partendo dalla norma e non adattato a posteriori.
Dati sensibili di persone reali
Codici fiscali, contatti, IBAN e dati sanitari dei volontari sono cifrati nel database; ogni associazione è isolata dalle altre a livello di dati; ogni operatore vede e modifica solo ciò che l'amministratore gli ha abilitato. La conformità GDPR è stata un requisito iniziale, non una verifica finale.
Utenti non tecnici
Il destinatario tipico è un volontario che dedica all'amministrazione qualche ora la settimana, spesso la sera. L'interfaccia è stata pensata perché si possa registrare un movimento senza sapere cos'è una partita doppia — e infatti in SempliCo la partita doppia non si vede mai.
Sostenibilità economica
Abbonamento mensile con prova gratuita di sette giorni senza carta di credito, pagamenti ricorrenti gestiti da un circuito certificato, attivazione in due minuti. Un prezzo che un'associazione piccola può reggere sul proprio bilancio.
L'impianto tecnico
- Architettura multi-tenant con isolamento dei dati per organizzazione
- Sistema di ruoli e permessi granulare per singolo operatore
- Cifratura dei campi sensibili a livello di database
- Gestione degli abbonamenti e sblocco dei moduli in base al piano
- Generazione di documenti PDF intestati: ricevute, tessere, registri, rendiconti
- Import ed export in Excel: i dati restano dell'associazione
- Email transazionali e notifiche automatiche di scadenza
- Server in Unione Europea, rilasci automatizzati, backup e monitoraggio
Perché lo raccontiamo
SempliCo è nato come prodotto di ChiBri, non come commessa di un cliente. È il motivo per cui possiamo mostrarlo per intero, senza omissis: architettura, scelte, errori e correzioni. Chi ci affida un progetto sa esattamente che tipo di lavoro riceverà, perché ne può vedere uno completo e in funzione.
E ha una conseguenza pratica sui progetti dei clienti: le cose difficili di un gestionale — permessi, pagamenti ricorrenti, documenti conformi, dati cifrati, aggiornamenti senza fermare il servizio — le abbiamo già affrontate una volta, a nostre spese.